Emiti uma nota fiscal em duplicidade. O que devo fazer?

Emitir a mesma nota fiscal mais de uma vez pode acontecer por engano ou por uma falha no sistema. Quando isso ocorrer, é importante verificar qual das notas corresponde à operação realizada e regularizar a nota emitida indevidamente.

O procedimento pode variar conforme o tipo de nota fiscal, a operação e as regras do estado ou município. Por isso, antes de tomar qualquer providência, verifique a situação da nota e, quando necessário, conte com a orientação da nossa equipe.

O que significa emitir uma nota fiscal em duplicidade?

A duplicidade ocorre quando duas notas fiscais são emitidas para registrar a mesma operação, com os mesmos dados ou com informações equivalentes.

Por exemplo: uma empresa realiza uma venda e, por engano, emite duas NF-e para a mesma operação.

Nesse caso, é necessário identificar qual documento fiscal deve permanecer válido e regularizar o outro.

Posso simplesmente excluir uma das notas?

Não. Depois de autorizada, a nota fiscal não deve ser simplesmente apagada do sistema.

O procedimento adequado depende do tipo de documento fiscal e das regras aplicáveis. Em determinadas situações, a nota emitida indevidamente poderá ser cancelada, desde que sejam atendidas as condições e os prazos previstos pela legislação.

Para NF-e, por exemplo, o cancelamento depende das regras da Secretaria da Fazenda responsável pela autorização do documento.

E se a nota já tiver sido emitida há algum tempo?

Nesse caso, não recomendamos realizar nenhum procedimento por conta própria antes de verificar a situação.

O prazo e o procedimento para cancelamento podem variar conforme o documento fiscal e a legislação aplicável. Em algumas situações, pode existir um procedimento específico para cancelamento fora do prazo regular.

Por exemplo, no Estado de São Paulo, existe o procedimento de cancelamento extemporâneo de NF-e em determinadas situações.

Por isso, quanto antes a duplicidade for identificada, melhor.

Posso emitir outra nota para “anular” a nota duplicada?

Não faça uma nova emissão apenas com o objetivo de anular uma nota emitida em duplicidade sem antes verificar o procedimento correto.

A emissão de um novo documento fiscal não substitui automaticamente o cancelamento ou a regularização da nota anterior. Em São Paulo, por exemplo, a Secretaria da Fazenda esclarece que não deve ser emitido outro documento fiscal sem respaldo legal para produzir esse efeito.

O que devo fazer?

Assim que identificar a duplicidade:

1. Verifique quais são as notas envolvidas;
2. Confirme qual delas corresponde efetivamente à operação realizada;
3. Não emita uma terceira nota para tentar corrigir a situação;
4. Verifique se a nota emitida indevidamente ainda pode ser cancelada;
5. Caso seja necessário, solicite orientação da nossa equipe antes de realizar qualquer procedimento.

O que preciso informar ao Suporte?

Para que possamos analisar a situação com mais agilidade, envie, sempre que possível:

• número da nota fiscal;
• data de emissão;
• tipo de nota fiscal (NF-e ou NFS-e);
• chave de acesso, quando houver;
• informação sobre qual nota corresponde à operação realizada;
• informação sobre se a mercadoria já foi entregue ou se o serviço já foi prestado;
• motivo pelo qual a duplicidade ocorreu.

Com essas informações, nossa equipe poderá avaliar o procedimento adequado para o caso.

Como evitar a emissão de notas em duplicidade?

Antes de emitir novamente uma nota, confira se a primeira emissão foi concluída e se o documento foi autorizado.

Também recomendamos verificar no sistema o status da nota antes de realizar uma nova emissão, principalmente quando houver demora ou falha na comunicação com a Secretaria da Fazenda ou com o sistema emissor.

Como evitar a emissão de notas fiscais em duplicidade?

Alguns sistemas de emissão de notas fiscais oferecem a opção “Duplicar”, que permite utilizar uma nota anterior como modelo para gerar uma nova emissão.

Embora esse recurso facilite o preenchimento, é importante utilizá-lo com atenção para evitar emissões em duplicidade. Antes de concluir a emissão, confira cuidadosamente se a nota anterior já não foi emitida para a mesma operação.

A repetição de tarefas habituais sem a devida conferência pode levar a esse tipo de erro. Por isso, sempre revise os dados e confirme a necessidade de uma nova emissão antes de finalizar o processo.

Em resumo

A emissão de uma nota fiscal em duplicidade deve ser regularizada e não deve ser simplesmente ignorada ou compensada com a emissão de outra nota.

O procedimento correto depende do tipo de documento, da situação da operação e das regras aplicáveis. Por isso, se você identificar uma duplicidade, reúna os dados das notas e procure nossa equipe para verificar a forma adequada de regularização.