Emissão de nota fiscal: emiti uma nota com informações erradas. O que devo fazer?

Percebeu que uma nota fiscal foi emitida com alguma informação incorreta?

O primeiro passo é identificar qual informação está errada, porque nem todo erro exige o mesmo procedimento.

Dependendo da situação, poderá ser necessário cancelar a nota, emitir um novo documento, utilizar uma Carta de Correção ou adotar outro procedimento fiscal.

Por isso, antes de realizar qualquer alteração ou nova emissão, identifique o erro e verifique qual tratamento é adequado.

Qual informação foi preenchida incorretamente?

O primeiro passo é identificar qual dado da nota precisa ser corrigido.

Alguns exemplos de erros que podem acontecer durante a emissão são:

• dados do cliente ou destinatário;
• descrição do produto ou serviço;
• quantidade ou valor;
• informações tributárias;
• data ou competência;
• informações complementares;
• emissão para o cliente errado;
• emissão da mesma operação mais de uma vez.

O tipo de erro é importante porque nem todas as informações podem ser corrigidas da mesma forma.

Emiti a nota para o cliente errado. O que devo fazer?

Se a nota foi emitida para outra pessoa ou empresa, o procedimento é cancelar a nota incorreta e emitir uma nova para o cliente correto, observando os prazos e as condições aplicáveis ao cancelamento.

Não é possível utilizar uma Carta de Correção para simplesmente substituir um destinatário por outro.

Também não recomendamos apenas emitir uma nova nota para o cliente correto e deixar a anterior sem tratamento, pois o primeiro documento continuará registrado fiscalmente.

Se você já tiver emitido a segunda nota, informe isso ao entrar em contato conosco para que a situação da primeira emissão também seja analisada.

Posso utilizar Carta de Correção?

Depende do erro identificado.

A Carta de Correção Eletrônica (CC-e) pode ser utilizada para corrigir determinadas informações da NF-e, mas existem situações em que seu uso não é permitido.

No Estado de São Paulo, por exemplo, a Carta de Correção não pode ser utilizada para corrigir erros relacionados a:

• valores que interfiram no cálculo do imposto, como valor da operação, base de cálculo e alíquota;
• dados cadastrais que impliquem alteração na identidade ou no endereço do remetente ou destinatário;
• data de emissão do documento fiscal ou data de saída da mercadoria;
• número e série do documento fiscal.

Por isso, antes de utilizar uma Carta de Correção, é necessário verificar se o tipo de erro permite esse procedimento.

Importante: as regras podem variar conforme o documento fiscal e a localidade da operação. Em caso de dúvida, entre em contato conosco antes de realizar a correção.

E se o erro estiver relacionado a valores?

A Carta de Correção não deve ser utilizada para alterar informações que interfiram nos valores ou no cálculo dos impostos da NF-e.

Dependendo da situação, quando for necessário complementar valores, poderá ser necessária a emissão de um documento fiscal complementar.

Como o tratamento depende do erro identificado, entre em contato conosco antes de realizar uma nova emissão ou tentar corrigir o documento.

Preciso cancelar a nota e emitir outra?

Depende do erro.

Se a nota foi emitida para o cliente errado, por exemplo, deverá ser realizado o cancelamento e uma nova emissão para o cliente correto.

Para outros tipos de erro, pode existir outro procedimento de regularização, sem necessariamente cancelar a nota.

Por isso, não recomendamos cancelar ou emitir uma nova nota por conta própria sem antes identificar o tratamento aplicável ao erro.

Posso alterar uma nota depois que ela já foi emitida?

Uma nota fiscal autorizada não funciona como um documento comum que pode simplesmente ser aberto, editado e salvo novamente.

Quando uma informação precisa ser corrigida após a emissão, é necessário verificar qual procedimento fiscal é permitido para aquele documento e para o tipo de erro cometido.

Além disso, os procedimentos podem variar conforme o tipo de documento. No caso da NFS-e, por exemplo, as regras também podem variar de acordo com o município.

E se eu perceber o erro somente depois de alguns dias?

Entre em contato conosco assim que identificar o problema.

Alguns procedimentos possuem prazos e condições específicos, e as possibilidades de regularização podem mudar conforme o tempo transcorrido desde a emissão.

Não deixe a nota incorreta sem tratamento e evite tentar compensar o erro em outra emissão por conta própria.

Quanto antes o erro for identificado e tratado, melhor.

Posso simplesmente emitir outra nota?

Não recomendamos.

Emitir uma nova nota sem tratar corretamente o documento anterior pode fazer com que existam dois documentos fiscais relacionados à mesma operação.

Primeiro identifique qual tratamento deverá ser dado à nota incorreta e, quando necessário, realize uma nova emissão.

O que devo enviar para análise?

Ao entrar em contato conosco, informe:

• número da nota fiscal;
• data de emissão;

• tipo de documento fiscal;

• qual informação está incorreta;
• qual seria a informação correta;

• se a operação já ocorreu;

• se outra nota já foi emitida;

• e, se possível, envie o XML ou PDF da nota.

Se já tiver realizado alguma ação, como cancelamento, Carta de Correção ou emissão de outra nota, informe também.

Essas informações ajudam nossa equipe a compreender o cenário e orientar sobre o próximo passo.

Como evitar erros antes de emitir uma nota?

Antes de transmitir a nota fiscal, gere e confira a visualização prévia do documento, sempre que essa funcionalidade estiver disponível no sistema emissor.

Revise principalmente:

• nome ou razão social do cliente;
• CPF ou CNPJ;
• endereço, quando aplicável;
• produto ou serviço informado;
• valores e quantidades;
• data ou competência;
• informações tributárias apresentadas pelo sistema;
• e demais informações relacionadas à operação.

Essa conferência é especialmente importante quando existem clientes com nomes semelhantes cadastrados no sistema e pode evitar cancelamentos e novas emissões.

Ficou com alguma dúvida?

Se você identificou uma informação incorreta em uma nota fiscal e não sabe qual procedimento deve ser realizado, entre em contato conosco antes de cancelar, substituir ou emitir um novo documento.

Informe os dados da nota e o erro identificado para que nossa equipe possa verificar a situação e orientar sobre o procedimento adequado.