Venda presencial em eventos: como funciona a emissão de nota fiscal?

Vai participar de uma feira, congresso, bazar ou outro evento e pretende realizar vendas presenciais?

Além de organizar estoque e formas de pagamento, é importante preparar antecipadamente os procedimentos fiscais relacionados ao deslocamento das mercadorias e às vendas realizadas durante o evento.

Isso envolve cuidados antes, durante e depois do evento.

Importante: Os procedimentos fiscais para vendas realizadas em eventos podem variar de acordo com o estado em que a operação ocorre. Este artigo apresenta orientações considerando as regras atualmente aplicáveis no Estado de São Paulo. Se o evento ocorrer em outro estado, entre em contato conosco com antecedência para verificarmos as regras aplicáveis à operação.

Preciso emitir uma nota fiscal para cada venda?

Sim.

Durante o evento, deve ser emitido o documento fiscal correspondente a cada venda realizada.

De forma geral:

• para vendas destinadas a pessoa física (PF), deverá ser utilizada a NFC-e, conforme aplicável;
• para vendas destinadas a pessoa jurídica (PJ), deverá ser utilizada a NF-e.

Por isso, é importante que o sistema de emissão esteja preparado para a operação no próprio local do evento, inclusive considerando uma alternativa de contingência, caso haja problemas de conexão ou indisponibilidade do sistema.

Importante: não deixe para emitir as notas das vendas somente após o evento. A orientação atual da SEFAZ-SP não prevê a emissão de uma única NF-e diária ou de uma nota consolidada englobando todas as vendas realizadas no evento.

A forma de pagamento muda a emissão da nota?

Não.

A forma de pagamento utilizada pelo cliente, como Pix, cartão ou dinheiro, não elimina ou altera a necessidade de emissão do documento fiscal correspondente à venda.

O que preciso organizar antes de participar do evento?

Antes do evento, alguns pontos precisam ser preparados para que as vendas e a movimentação das mercadorias sejam realizadas corretamente.

Checklist antes do evento

1. Identifique para quem serão realizadas as vendas

Considere se o evento terá vendas para:

• pessoas físicas (PF);
• pessoas jurídicas (PJ);
• ou ambos.

Essa informação é importante para preparar a emissão dos documentos fiscais adequados durante o evento.

2. Confirme o período de duração do evento

Verifique se o evento terá duração inferior ou superior a 60 dias, pois essa informação precisa ser considerada na preparação da operação.

3. Registre as informações do evento no RUDFTO

Para operações realizadas no Estado de São Paulo, deve ser observada a necessidade de registro no RUDFTO - Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, contendo informações como local, período, mercadorias e, quando aplicável, as séries dos documentos fiscais utilizados.

Para eventos realizados em outros estados, os procedimentos podem ser diferentes. Por isso, consulte nossa equipe antecipadamente para verificar como a legislação do respectivo estado trata a operação.

4. Organize o estoque que será levado

Separe as mercadorias considerando:

• produto;
• NCM;
• tributação;
• quantidade.

Esse controle será importante tanto para a saída quanto para o retorno das mercadorias após o evento.

5. Emita a NF-e de remessa

Antes de transportar as mercadorias para o local do evento, deverá ser realizada a emissão da NF-e de remessa correspondente.

6. Prepare o sistema de emissão

O sistema deverá estar configurado para permitir a emissão dos documentos fiscais necessários no local:

• NFC-e para PF;
• NF-e para PJ.

Também é importante preparar a operação para situações de contingência, evitando que uma indisponibilidade impeça a emissão dos documentos durante as vendas.

O que preciso fazer durante o evento?

Durante o evento, além de emitir o documento fiscal correspondente a cada venda, mantenha o controle das movimentações que possam afetar o estoque.

Isso inclui:

• vendas;
• cancelamentos;
• devoluções;
• perdas;
• brindes;
• e outras movimentações de mercadorias.

Esses registros serão importantes para a conferência ao final do evento.

E depois do evento?

Após o encerramento, as mercadorias que não forem vendidas também precisam ser consideradas no processo.

Deve ser realizada a emissão da NF-e de retorno das mercadorias remanescentes e a posterior conferência da escrituração.

Por isso, o controle realizado antes e durante o evento é fundamental para identificar corretamente o que foi vendido, retornado ou teve outra destinação.

Existem outras informações fiscais que precisam ser definidas?

Sim.

A operação pode exigir definições específicas relacionadas a:

• CFOP;
• CST/CSOSN;
• destaque do ICMS;
• produtos sujeitos à Substituição Tributária (ST);
• alimentação e bebidas;
• e outras particularidades das mercadorias comercializadas.

Essas definições dependem de fatores como regime tributário da empresa, classificação das mercadorias e características da operação.

Por isso, devem ser validadas com a equipe Fiscal antes da realização do evento.

Vai participar de um evento com vendas presenciais?

Entre em contato conosco com antecedência, preferencialmente antes de realizar qualquer movimentação das mercadorias.

Para facilitar a orientação, tenha em mãos informações como:

• data e local do evento;
• período de duração;
• produtos que serão comercializados;
• estimativa de quantidade de mercadorias;
• público das vendas (PF, PJ ou ambos);
• e sistema utilizado para emissão dos documentos fiscais.

Com essas informações, nossa equipe poderá orientar sobre o fluxo fiscal aplicável à operação e as providências que precisam ser realizadas antes do evento.